Interplein Academy

27. Mail samenvoegen

Het samenvoegen van mails scheelt je erg veel tijd als je meerdere documenten moet maken die hetzelfde zijn, maar voor een heel klein deel anders. Denk aan een brief aan een adressenlijst, maar dat je iedereen op naam aanspreekt. In de brief hier bied ik de klanten een korting aan voor een volgende aankoop. Nu ga ik dezelfde brief naar iedereen persoonlijk sturen. Dit doe ik aan de hand van persoonlijk informatie die in de spreadsheet staat. Om te beginnen ga je naar de adressenlijst. Vervolgens start je mail samenvoegen en selecteer je stap voor stap mail samenvoegen tovenaar. Dit zal je stap voor stap door het proces meenemen, terwijl je het venster rechts gebruikt. Het type document waar ik mee werk is een brief, dus klik ik op brieven. Nu heb ik een adressenlijst nodig.  Dit betekent dat Word een kopie van de brief kan maken voor ieder adres. Om te beginnen kies je voor maak een nieuwe lijst. Vervolgens klik je op creëren om alle klanten individueel in te voeren. Wanneer je al een lijst hebt zoals in Excel, kun je kiezen voor gebruik een bestaande lijst. Vervolgens zoek je de lijst op en klik je op open. Selecteer de sheet die de gehele lijst bevat. Je kan sommige klanten afvinken die je niet wil. Ik wil iedereen toevoegen, dus ga ik door en klik op OK. Nu ziet mijn werkboek er als klantenlijst uit. Nu is het tijd om mijn brief te schrijven. Je kunt ook nog iets unieks toevoegen per klant, inclusief het adres, een persoonlijke groet, speciale software en meer. Ik wil beginnen met een adressenblok. Plaats je muis waar je dit blok wil hebben. Klik vervolgens op het item. Hier is een voorbeeld van hoe het er uit komt te zien en een aantal verschillende formaten om uit te kiezen voor de klantennaam. Klik OK. Er zal een plaatsvervanger verschijnen in je document. Hier komt het adres later te staan. Ik wil ook nog een groet toevoegen. Hier is een voorbeeld van hoe dat eruit komt te zien. Laten we naar de volgende stap gaan: het eindresultaat bekijken. Ik wil er zeker van zijn dat de informatie van mijn lijst verschijnt op de manier zoals het moet. Je kunt iedere persoonlijke brief van iedere klant bekijken door op de pijlen hier te klikken. Alles ziet er geweldig uit, dus laten we het samenvoegen afmaken. Klik op de print knop. Mail samenvoegen vraagt welke pagina’s je wil printen voordat je naar de laatste stap gaat. Ik wil elke pagina printen. Je hoeft de opties te veranderen als dat nodig is en op OK te klikken. Het is belangrijk om te weten hoe je mail samenvoegen gebruikt, wanneer je meerdere brieven, labels, enveloppen of andere dingen wil maken. De mogelijkheden en tijd die je bespaart zijn onbeschrijfelijk!

 

18 januari 2016

0 Reacties op27. Mail samenvoegen"

Laat een bericht na