Interplein Academy

Word. 23 Documenten afronden en beveiligen

Voordat je een belangrijk document deelt met collega’s en klanten zijn er een aantal dingen die je kunt doen om het af te ronden en te beveiligen. Je vindt alles wat je hiervoor nodig hebt onder het tabblad bestand onder document beveiligen- en controleren. Document controleren zal alle persoonsgebonden informatie in het bestand verwijderen. Het checkt ook aspecten die je niet in het einddocument wil hebben zitten. Bijvoorbeeld: wijzigingen bijhouden die je vergeten bent te accepteren of negeren. Sommige veranderingen van de controleur kunnen niet ongedaan gemaakt worden. Het is dus een goed idee om een extra kopie te maken voordat je doorgaat. Wanneer je klaar bent, klik je controleren op problemen. Vervolgens document controleren. Klik nu op controleren in het venster. De resultaten die gevoelige gegevens bevatten zullen verschijnen met een uitroepteken. In dit voorbeeld zijn er documenteigenschappen met verborgen gegevens en opmerkingen gevonden. Deze wil ik niet in het eindbestand hebben. Ik neem deze kans om de opmerkingen te verwijderen. Klik op de knop alles verwijderen, zodat Word de data zal verwijderen. Nu het document afgerond is, kunnen we het beveiligen zodat het voorkomen wordt dat mensen dit document kunnen veranderen. Deze stap is optioneel, maar het is geweldig om te bepalen wie jouw werk mag zien of bewerken. Alles wat je hiervoor moet doen is op de knop document beveiligen klikken en iets van het menu selecteren. Sommige van deze opties bieden bescherming van hoge kwaliteit. Je kunt een wachtwoord op je documenten zetten. Dit is goed voor erg belangrijke documenten. Wanneer je niet zoveel beveiliging wil, kun je een van de andere opties kiezen. In dit geval kies ik voor markeren als definitief. Dit zorgt ervoor dat mensen het document alleen kunnen lezen en dus niet kunnen aanpassen. Zo zullen andere mensen begrijpen dat dit het eindbestand is. Wanneer je een selectie heb gemaakt, klik OK om te bevestigen. Hierna nogmaals op OK. Het document is nu officieel beveiligd. Als iemand het bestand nu opent zullen ze een waarschuwing krijgen dat dit het eindbestand is. Ze kunnen ervoor kiezen om het toch aan te passen, door te klikken op toch bewerken. Deze optie biedt dus geen optimale beveiliging voor je document. Toch is het een goede manier op mensen erop te wijzen dat dit het eindbestand is en niks moeten veranderen. Nu weet je hoe je documenten af kunt ronden en hoe je deze kunt beveiligen.

18 januari 2016

0 Reacties opWord. 23 Documenten afronden en beveiligen"

Laat een bericht na